Прием на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника

Прием на работу дистанционного работника
СОДЕРЖАНИЕ
0

Переводим офисных сотрудников на дистанционную работу

Но если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял работу в определенные дни или часы, то конкретный режим работы следует закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Такой вывод следует из совокупности положений статей 72, 312.

4 Трудового кодекса РФ. Вопрос из практики: как вести табель учета рабочего времени на дистанционного работника Однозначного ответа на данный вопрос законодательство не содержит.

С одной стороны, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Таким образом, он обязан оформлять табель учета рабочего времени и на дистанционного работника.

С другой стороны, по общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает по своему усмотрению (ст. 312.4 ТК РФ).

Важно Вторая часть формы Т-5 Во вторую часть документа сначала вносятся сведения о предыдущем месте работы сотрудника, а именно вписывается структурное подразделение, где он трудился и его должность (в соответствии со штатным расписанием).

В следующей строке нужно указать причину перевода. Во вторую таблицу вносятся сведения о новом месте:

  • наименование отдела,
  • название должности,
  • а также размер тарифной ставки и всех возможных надбавок, полагающихся работнику.

Далее нужно внести ссылку на документы, которые послужили основанием для выпуска приказа: обычно это или заявление работника или докладная записка от его непосредственного начальника.

Если перевод вызван каким-то иными факторами (например, заболеванием сотрудника), то сюда нужно внести данные из обосновывающего документа (например, медицинского заключения).

Большинство организаций продолжает использовать унифицированные формы документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1. В том числе, форму №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу». Итак, как оформляется дистанционная работа? Приказ о приеме на работу оформляется в том же порядке, что и при трудоустройстве других работников.

Отличительная особенность заполнения приказа на дистанционного сотрудника – в графе «Условия приема на работу, характер работы» следует указать «дистанционная работа». Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ на прием на работу дистанционного работника (образец). После того, как сотрудник приступил к работе, его нужно ознакомить с выпущенным приказом под роспись.

Сделать это следует в трехдневный срок с момента его трудоустройства (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Внимание При этом не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением. Такие правила предусмотрены в статьях 312.2 – 312.

5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Вопрос из практики: нужно ли в трудовом договоре с дистанционным сотрудником указывать место работы Да, нужно, если это возможно.

Удаленный сотрудник

Место работы является обязательным условием трудового договора (ст.

57 ТК РФ). Это значит, что в трудовом договоре о дистанционной работе в общем случае нужно указывать сведения о месте работы, на котором дистанционный сотрудник непосредственно исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором.

Аналогичные разъяснения дает и Роструд в письме от 7 октября 2013 г.

№ ПГ/8960-6-1.

Заявление сотрудника с просьбой перевести его на дистанционную работу Для чего нужен документ Чтобы перевести сотрудника с обычных условий труда на дистанционный труд, необходимо получить от него заявление.

На его основании работодатель подготовит дополнительное соглашение к трудовому договору. В каком виде составляется В произвольной письменной форме. Что обязательно должно быть в документе Должность, Ф. И.О.

сотрудника, просьба о переводе, причина, по которой ему понадобился такой перевод, и желаемая дата, период, в течение которого сотрудник хочет трудиться на условиях дистанционной работы, его подпись и дата.

Частая ошибка Иногда кадровики забывают о том, что на заявлении работника должна быть резолюция руководителя организации или уполномоченного им лица.
Заявление без резолюции считается нерассмотренным (п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003).

Приказ о переводе на дистанционную работу – образец его есть в настоящей статье – потребуется составить, если для работника, постоянно находившегося на рабочем месте, созданном работодателем, место осуществления работы становится удаленным. Рассмотрим особенности такого перевода.

Работа дистанционно – оформление по ТК РФ

Прием на работу дистанционного работника

Как оформить приказ о переводе на дистанционный труд?

Труд дистанционных работников регулируется главой 49.1 (ст. 312.1-312.5) ТК РФ, а также применяются общие нормы трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов о труде с учетом особенностей установленных данной главой.

Согласно ст. 312.1 ТК РФ дистанционная работа имеет ряд следующих особенностей:

  • работник находится вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства или иного обособленного структурного подразделения (например: в другом городе, в другой стране и т.д.), а также вне стационарного рабочего места, территории или объектов, находящихся под контролем работодателя (например: работа может выполняться дома, в кафе, в транспорте и т.д.);
  • взаимодействие между работником и работодателем по выполнению трудовой функции осуществляется при помощи информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет».

Дистанционными работниками могут быть лица, создающие нематериальные объекты, например: писатели, поэты, журналисты, композиторы, дизайнеры, программисты, аудиторы и т.д.

Трудоустраиваться в качестве дистанционных работников очень популярно среди людей с ограниченными возможностями, студентов, пенсионеров, а также женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком.

На дистанционную форму работы можно не только принять новых, но и перевести уже действующих сотрудников. Процедура перевода начинается с момента подачи заявления.

Заявление о переводе на дистанционную работу – это документ, адресованный работодателю (руководителю организации), с просьбой перевести работника на дистанционную работу.

Заявление составляется в произвольной форме. Оно может писаться от руки либо печататься на компьютере.

Прием на работу дистанционного работника

Представленный образец заявления о переводе на дистанционную работу содержит следующие данные:

  • сведения о работодателе (наименование организации, ФИО и должность руководителя организации);
  • сведения о работнике (ФИО и должность);
  • указание причин перевода;
  • дата составления заявления;
  • подпись работника.

На заявлении сотрудника ставится виза или отметка руководителя, которая свидетельствует о том, что работодатель знает о желании работника перевестись на дистанционную работу.

Заявление работника о переводе на дистанционную работу регистрируется в журнале регистрации заявлений.

Если работодатель дал согласие, то это будет являться основанием для внесения изменений в условия трудового договора.

Согласно ст. 72 ТК РФ заявление работника будет являться основанием для подписания дополнительного соглашения к трудовом договору, в котором стороны фиксируют условия перевода.

Весной текущего года в Трудовом кодексе появилась новая глава 49.1, которая регулирует дистанционный труд. В связи с чем программисты, дизайнеры и другие специалисты, работающие в компании на обычных условиях, задумались о том, что они могут трудиться вне офиса. Многие работодатели готовы пойти навстречу пожеланиям сотрудников и перевести их на дистанционную работу.

Обмениваться документами с дистанционным работником вы можете как в электронном виде, используя квалифицированную электронную подпись, так и традиционным способом – передавая бумаги лично или отправляя их по почте

Для чего нужен документ

Чтобы перевести сотрудника с обычных условий труда на дистанционный труд, необходимо получить от него заявление. На его основании работодатель подготовит дополнительное соглашение к трудовому договору.

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Должность, Ф. И.О. сотрудника, просьба о переводе, причина, по которой ему понадобился такой перевод, и желаемая дата, период, в течение которого сотрудник хочет трудиться на условиях дистанционной работы, его подпись и дата.

По инициативе организации перевести сотрудника на дистанционную работу можно только с его согласия и при условии, что компания предупредила об этом за два месяца (ст. 74 ТК РФ)

Прием на работу дистанционного работника

Укажите в дополнительном соглашении режим рабочего времени сотрудника, исходя из потребностей организации (ст. 57 ТК РФ). Дистанционный работник вправе распределять рабочее время и время отдыха по своему усмотрению, если иное не предусмотрено трудовым договором (ч. первая ст. 312.4 ТК РФ)

При переводе сотрудника на дистанционную работу меняются условия его труда, в частности, место работы, режим рабочего времени и др. Это означает, что понадобится внести изменения в трудовой договор, оформив дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ).

В произвольной письменной форме в двух экземплярах.

Наименование документа, дата и место его составления, реквизиты трудового договора, в который компания и сотрудник вносят изменения, пункты договора, которые будут изменены, или текст новой редакции, дата, с которой соглашение вступит в силу, реквизиты сторон.

На дистанционника распространяется действие всех норм трудового права. То есть работодатель обязан выплачивать ему и отпускные, и больничные, которые рассчитываются в обычном порядке (ст. 312.1 ТК РФ)

Многие работодатели при переводе на дистанционную работу заключают с сотрудником новый трудовой договор, предварительно уволив его. На самом деле достаточно заключить дополнительное соглашение и издать приказ.

Регистрируйте приказы о переводе в Журнале регистрации приказов по личному составу. В случае необходимости их легче будет найти

На основании дополнительного соглашения к трудовому договору руководитель должен издать приказ (распоряжение) о переводе на дистанционную работу.

  • Когда меняется только сам характер привязки к месту нахождения работодателя, а все остальные параметры работы (должность, показатели квалификации, уровень оплаты труда, привязка к структурному подразделению) остаются теми же, что и до перевода.
  • Когда изменение характера привязки к месту нахождения работодателя совпадает с переводом:
  • в иное структурное подразделение;
  • на другую должность или в другую квалификационную категорию;
  • на другой оклад или тарифную ставку.

Как именно устроить

Прежде чем перейти к порядку трудоустройства, работодатель должен ответить себе на вопрос: «Что именно я хочу от этой рабочей единицы?» От того, нужен ли вам сотрудник в штате на постоянную работу или временный внештатный сотрудник для выполнения конкретной задачи, будет зависеть, каким образом рациональнее оформить трудовые отношения.

Итак, если ваша цель «поматросить и бросить», то есть имеется проект, и для него нет штатного сотрудника (при этом проект экспериментальный или эксклюзивный единичный), то, однозначно, вам подойдет договор гражданско-правового характера.

Если речь идет о постоянном трудоустройстве в штат, то нужен трудовой договор.

В зависимости от выбранного варианта, трудовые отношения и процесс оформления будут значительно отличаться.

Трудовой договор с дистанционным работником

В договоре обязательно должно фигурировать предложение: выполняет работу дистанционно!

Такая формулировка избавит от обязанности оформлять рабочее место. Соответственно не надо будет проводить специальную оценку условий труда, так как стационарное рабочее место как таковое не будет оформлено (ст. 312.1 ТК).

Прием на работу дистанционного работника

Реквизит «Подписи сторон» является обязательным требования как для бумажной, так и для электронной версии трудового соглашения.

Подготовленный договор визируется ЭЦП директора организации и направляется для подписания будущему работнику посредством электронной почты (ст. 312.1 ТК)

Также трудовое соглашение надо отправить работнику в бумажном варианте заказным письмом с уведомлением. Сделать это необходимо до течения 3 дней с момента подписания электронного экземпляра новым сотрудником.

После подписания трудовых соглашений необходимо издать приказ о приеме на работу нового сотрудника на общих правилах (ст. 68 ТК) с помощью унифицированной формы № Т-1 либо на собственном бланке приказа, утвержденном в вашей организации. Приказ, как и договор, визируется ЭЦП и направляется работнику посредством электронной связи. Работник так же визирует своей ЭЦП и направляет работодателю приказ в ответ.

Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).

Предлагаем ознакомиться:  Простой за сколько уведомлять работника

– место работы. Здесь указывается организация и ее место нахождения. А вот место исполнения работы (адрес места жительства, электронный адрес) следует указать в дополнительном условии «Уточнение места работы»;

– режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).

– условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты – перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ).

Укажите в договоре способ взаимодействия между работником и работодателем, а также срок подтверждения получения электронного документа от другой стороны (ст. 312.1 ТК РФ).

– о порядке внесения записей в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2);

Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, в срок ______________.

Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к сети «Интернет».

– о порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2);

– о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если по условиям договора он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). При этом в договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т. д.;

– о порядке и сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3).

Кроме этого, можно указать дополнительные основания для расторжения трудового договора по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5 ТК РФ).

Основной плюс для работодателя: в этом варианте трудоустройства вы ничего не должны другой стороне, кроме оговоренного вознаграждения за качественно выполненную работу и отчисления страховых взносов в ПФР (ст. 420 НК РФ). По факту выполнения задачи подписывается акт выполненных работ и выплачивается вознаграждение. На этом отношения можно считать исчерпанными.

Чего не должен работодатель в случае заключения ГПД:

  • Оплачивать больничные и декретные отпуска.
  • Оплачивать учебный отпуск.
  • Выплачивать пособие по временной нетрудоспособности, связанное с уходом за членами семьи в случае их болезни.
  • Предоставлять очередные оплачиваемые отпуска.
  • Нести ответственность за жизнь и здоровье сотрудника в рабочее время.

Чего не должен сотруднику работодатель, если это не прописано в договоре:

  • Платить ежемесячно вознаграждение.
  • Организовывать рабочее место сотрудника.
  • Оплачивать привлечение третьих лиц к выполнению поставленных задач.
  • Оплачивать мобильную связь, канцелярию и т.д.
  • Компенсировать затраты на проезд и другие дополнительные расходы в связи с рабочими поездками.
  • Быть налоговым агентом в отчислении НДФЛ с дохода работника по ГПД.
  • Отчислять взносы в Фонд социального страхования (ст. 20.1 № 125-ФЗ).

Кроме того, работодатель имеет право выбирать сотрудника по конкретным параметрам, не заботясь о вопросах дискриминации отдельных категорий граждан при приеме на работу.

Чего не должен работник работодателю:

  • Придерживаться общепринятых в штате правил трудовой дисциплины и внутреннего распорядка.
  • Соблюдать общеустановленный режим труда и отдыха.
  • Участвовать в корпоративных мероприятиях (если это не является частью выполняемой работы).
  • Освещать и подтверждать все свои расходы в рамках выполнения поставленных задач.

Трудовое законодательство определяет дистанционную работу как труд не на территории работодателя, при этом под его контролем и с применением каналов связи общего пользования (ст. 312.1 ТК РФ).

В процессе работы разрешено использовать электронный формат документов и электронные подписи.

На дистанционного сотрудника распространяются все правила и социальные гарантии по трудовому законодательству, наравне с обычными офисными сотрудниками.

Соответственно, и перечень документов при приеме на работу стандартный:

  • Заявление потенциального работника (не обязательно).
  • Паспорт или другой подтверждающий личность документ.
  • ИНН.
  • СНИЛС.
  • Документ об образовании.
  • Трудовая книжка (кроме случаев, когда сотрудник совмещает работу в вашей компании с основным местом работы).
  • Военный билет (для военнообязанных).

Оформление трудового договора с дистанционным сотрудником возможно посредством обмена документами в электронном виде, но с последующей обязательной почтовой пересылкой документов на бумаге (отправка не позже трех дней с момента заключения договора). Заявление о приеме на работу также можно принять электронно с последующей отправкой по почте.

Если нет возможности представить остальные документы лично, можно принять их в виде нотариально заверенных копий. Трудовая книжка в таком случае пересылается почтовой отправкой с уведомлением.

Отметку в трудовой делать не обязательно, но возможно (по соглашению сторон).

Если для вашего удаленного сотрудника это первое официальное трудоустройство, то СНИЛС он получает самостоятельно.

При приеме на работу необходимо ознакомить сотрудника со всеми правилами внутренней трудовой дисциплины и локальными нормативными актами компании, регулирующими этот вопрос.

Составьте трудовой договор правильно:

  1. Все нюансы по организации рабочего места сотрудника (предоставите ли вы ему все необходимое оборудование либо рекомендуете его, как и в какие сроки будут компенсироваться затраты сотрудника на самостоятельную организацию рабочего места), порядок возмещения любых затрат, связанных с выполнением трудовой функции, порядок контроля выполнения работы обязательно нужно осветить в трудовом договоре (ст. 312.3 ТК РФ).
  2. В рамках обеспечения безопасности и охраны труда работодатель обязан организовать страхование от профзаболеваний и несчастных случаев, предоставить информацию об условиях охраны труда, провести расследование при несчастном случае при исполнении обязанностей, выполнять указания Государственной трудовой инспекции.
  3. Если вы хотите, чтобы сотрудник соблюдал общеустановленный в организации рабочий режим, то укажите это в трудовом договоре.
  4. При расторжении трудового договора с дистанционным сотрудником допускается обмен документами в электронном формате. При этом необходимо произвести организацию почтовой отправки оригиналов документов в день расторжения договора.

Трудовые отношения в рамках ГПД

Процедура оформления трудовых отношений гражданско-правового характера упрощена до минимума действий. Писать заявление о приеме на работу сотруднику не нужно.

Перечень обязательных документов краток:

  1. СНИЛС.
  2. Паспорт или другой документ, подтверждающий личность.
  3. ИНН.

Документы об образовании и повышении квалификации работодатель запрашивает на свое усмотрение.

Договор заключается по форме работодателя, и в нем прописываются все тонкости трудовых взаимоотношений (образец).

При приеме на работу по ГПД работодатель не делает отметки в трудовой книжке работника.

  1. Получение документов потенциального работника.
  2. Заключение трудового договора (электронно, затем отправка по почте в течение трех дней).
  3. Оформляется приказ о приеме на дистанционную работу. В нем пропишите, что сотрудник принимается дистанционно.
  4. Заведение личной карточки и личного дела сотрудника.
  5. Внесение записи в трудовую книжку (по обоюдной договоренности с работником).
  6. Ознакомление сотрудника со всеми необходимыми внутренними документами.
  7. Если такая должность ранее не была предусмотрена в штате вашей организации, необходимо внести изменения в штатное расписание.

Безусловно, такой вариант пополнения штата имеет плюсы и минусы. Плюсы мы описали в начале статьи. К минусам можно отнести риск недостаточного контроля удаленных штатных единиц и, как следствие, возникновение недопониманий. Но мировая практика показывает, что этого возможно избежать, если уделить достаточное внимание организации процесса.

04 05 2017      trudovik       Пока нет комментариев

Дистанционная работа в последнее время набирает популярность, в связи с чем в трудовой кодекс была добавлена глава 49.1, регулирующая порядок приема на работу удаленных сотрудников.

Удаленный сотрудник должен быть принят в штат в соответствии с ТК РФ, с ним заключается трудовой договор, оформляется нужная кадровая документация, он имеет право на трудовые гарантии, отпуск, оплату больничных.

Ниже представлена пошаговая инструкция для кадровиков — как принять на работу дистанционного работника.

Удаленный работник — это такой сотрудник, который осуществляет трудовые функции, согласно инструкции для должности, вне места расположения организации работодателя.

При этом отсутствует прямой контроль начальника над дистанционным подчиненным ввиду удаленности данных лиц друг от друга.

Связь между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством телефона, электронной почты, сети Интернет, почтовой связи.

При приме дистанционного работника опираться нужно на главу 49.1 ТК РФ.

Если работник принимается в организацию не удаленно, то пошаговая инструкция выглядит таким образом.

главы 49.1:

  • ст.312.1 — понятие дистанционной работы и дистанционного работника;
  • ст.312.2 — вопросы, касающиеся заключения и изменения трудового договора;
  • ст.312.3 — организация труда удаленного сотрудника;
  • ст.312.4 — время работы и отдыха;
  • ст.312.5 — порядок увольнения дистанционного сотрудника.
Шаг 1 Достигается устное соглашение о трудоустройстве
Шаг 2 Получается комплект документов от будущего дистанционного работника
Шаг 3 На основании полученной документации формируется трудовой договор
Шаг 4 Электронная копия договора, заверенная электронной подписью руководителя организации, направляется работнику для подписания (если нет возможности подписать договор электронно, то направляется оригинал договора с помощью почтовой связи)
Шаг 5 После подписания работником один экземпляр трудового договора возвращается работодателю
Шаг 6 На основании трудового договора составляется приказ о приеме на работу по форме Т-1
Шаг 7 Удаленному работнику передаются в электронном виде необходимые документы, которые будут регулировать работу такого сотрудника (должностные инструкции, различные положения, внутренние локальные акты предприятия)
Шаг 8 На дистанционного работника заводится личная карточка Т-2
Шаг 9 Если нужна запись в трудовой книжке — то она передается работодателю заказным письмом с описью вложения

Данная пошаговая инструкция в ряде случаев может включать дополнительные шаги, однако в целом процедура регулируется указанным порядком. При этом работодателю нужно четко соблюдать требования гл.49.1 ТК РФ, где оговариваются особенности процедуры трудоустройства дистанционного работника.

Пакет документации, требуемый для оформления трудоустройства на дистанционную работу, стандартный. Включает в себя такие бумаги:

  • заявление от работника — только, если это нужно самому работодателю в силу каких-либо внутренних потребностей и установленного порядка;
  • паспорт;
  • документы об образовании;
  • военный билет для военнообязанных;
  • трудовая книжка, если нужно внести запись о приеме на работу;
  • СНИЛС.

Если у удаленного работника нет СНИЛС, то получить его он должен самостоятельно ввиду удаленности от места работы.

Полный список документов для приема на работу.

Если есть рекомендательные письма, то их также можно направить работодателю, однако для оформления трудоустройства они особой роли не играют.

Предлагаем ознакомиться:  Образец уведомления работника о переходе на сменный график

Изначально указанный комплект документов нужно направить в электронном виде, далее, если того потребует работодатель, их нужно передать в оригинале на бумаге через заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении.

После получения документации от гражданина, работодатель обязан составить трудовой договор, который будет учитывать специфику удаленной работы.

Электронный вариант трудового договора направляется работнику в двух экземплярах, после подписания один экземпляр возвращается работодателю.

После этого в течение трех дней работодатель обязан направить бумажный оригинал трудового договора дистанционному работнику с помощью заказного письма.

Особенности трудового договора при приеме дистанционного работника:

  • следует четко обозначить, что работа носит дистанционный характер, то есть осуществляется удаленно от работодателя;
  • сроки направления электронных документов о подтверждении полученных документов, направляемых каждой из сторон друг другу, то есть описывается порядок обмена документацией между удаленным сотрудником и работодателем;
  • режим и график работы — может строго регламентироваться, возможно установление собственного графика дистанционным работником;
  • способ передачи отчетов удаленных сотрудником о проделанной работы, периодичность направления отчетов;
  • порядок обеспечения работодателем необходимым оборудованием для работы, техническими и программными средствами;
  • предоставляемые дополнительные гарантии, связанные с удаленной работой — оплата связи, интернета и пр.

Образец трудового договора с дистанционным работником.

Следующий этап пошаговой процедуры приема на работу удаленного работника — это заполнение приказа о приеме на работу, для этого рекомендуется использовать унифицированный бланк Т-1.

Приказ о приеме на работу составляется стандартным образом, при этом в поле «условия работы» следует указать, что работа носит дистанционный характер.

Перед оформлением кандидата на удаленную работу, запрашиваются у него документы. Перечень документов следующий:

  • Паспорт (либо другое удостоверение личности)
  • Трудовая книжка (по желанию работника)
  • Страховое свидетельство ПФР (кандидат оформляет карту сам).
  • Военный билет (для всех военнообязанных)
  • Диплом об образовании, документ о квалификации, удостоверяющий знания и навыки нового сотрудника;
  • Справка о том, что у работника нет судимости (в случае необходимости)

Работник для подписания трудового контракта должен будет отправить вам документы по электронной почте. Чтобы подписать электронную версию документа дистанционному работнику придется покупать электронную подпись. Потом он должен выслать вам документы, заверенные нотариально, в бумажном виде, оформив все заказным письмом с уведомлением.

Вы можете возместить ему траты на покупку ЭЦП после подписания договора, однако законодательство не обязывает вас это делать. Помните, что отказать работнику в трудоустройстве по причине отсутствия у последнего ЭЦП нельзя. Поэтому можно прописать условия компенсации стоимости оформления подписи в договоре.

Трудовое соглашение вступит в силу, когда обе стороны его подпишут. Если в договоре указано, что обмен документами будет осуществлять лишь в электронном виде, тогда днем вступления в силу договора будет считаться день, когда электронную копию договора обе стороны завизируют с помощью ЭЦП.

Дистанционный сотрудник будет вынужден оформить свидетельство ПФР сам, об этом свидетельствует статься 312.2 ТК. Без наличия данного свидетельства, вы имеете полное право не заключать договор с кандидатом (ст. 65 ТК).

Делать запись в трудовой книжке удаленного сотрудника не обязательно, тогда подтверждением его стажа буду указанные в трудовом договоре срока работы. Главное, не забыть упомянуть об этом в трудовом соглашении. Если у работника нет трудовой книжки, и он желает её получить, работодателю придется оформить её за свой счет.

Перед тем, как подписать трудовой договор с удаленным сотрудником, обязательно ознакомьте под электронную роспись удаленщика со всем внутренними нормативными документами организации, выслав ему подписанные ЭЦП электронные копии документов. Более подробно о заключении срочного трудового договора читайте в статье: “Срочный трудовой договор: образец заполнения“.

  • указание на суть вносимого изменения;
  • дату начала действия этого изменения;
  • перечень документов, послуживших основаниями для издания приказа.

Образец такого приказа можно увидеть на нашем сайте.

Дистанционные работники: полный справочник для кадровика и бухгалтера

Дистанционная работа или, как ее называют, работа с удаленным доступом, становится все более популярной. Спору нет, такой режим работы удобен и для работника, и для работодателя. Однако, поскольку работа удаленно появилась не так уж давно, работодатели допускают ошибки при ее установлении, регулировании или при увольнении.

Суть дистанционной работы

– вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности);

– вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.

Условием дистанционной работы является использование для выполнения трудовой функции и для взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».

Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе. На них распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.

Не нужно путать дистанционную работу с надомной. Согласно ст. 310 ТК РФ надомниками считаются лица, заключившие трудовой договор о выполнении работы на дому из материалов и с использованием инструментов и механизмов, выделяемых работодателем либо приобретаемых надомником за свой счет. Результатом надомной работы является определенная продукция, а результатом дистанционной – информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности.

Дистанционными работниками могут быть, например, программисты, редакторы, бухгалтеры, преподаватели, юристы. То есть те, кто осуществляет определенную работу дома или в другом месте, которое не находится под контролем работодателя, а взаимодействует с ним через «Интернет».

Однако некоторые работодатели оформляют дистанционную работу ошибочно. Например, работодатель заключил срочный трудовой договор о дистанционной работе с высококвалифицированным иностранным специалистом на должность бренд-шеф-повара, фактическим местом работы которого являлся ресторан на территории другой республики (см.

Апелляционное определение Московского городского суда от 18.07.2017 по делу №33‑22475/2017). Вопрос о том, считается ли эта работа дистанционной, при рассмотрении дела не вставал. Тем не менее, хочется подчеркнуть, что в данном случае должен быть заключен обычный трудовой договор, согласно которому рабочим местом является структурное подразделение, находящееся в другой местности, но при этом контролируемое работодателем.

Кроме этого, Минтруд неоднократно (последний раз в Письме от 16.01.2017 №14‑2/ООГ-245) высказывал мнение, что трудовым законодательством в настоящий момент для работодателя не преду­смотрена возможность заключить трудовой договор о дистанционной работе с гражданином РФ, иностранным гражданином или лицом без гражданства, если он будет работать за пределами РФ, поскольку заключение трудового договора на таких условиях нарушает ТК РФ.

В частности, работодатель не сможет выполнить свои обязанности по обеспечению дистанционных работников безопасными условиями труда и его охране (ч. 2 ст. 312.3ТК РФ) в силу того, что федеральные законы и иные нормативные правовые акты РФ, образующие трудовое законодательство, действуют только на территории нашей страны (ч. 1 ст. 13ТК РФ). С такими гражданами рекомендовано заключать гражданско-правовые договоры.

Поэтому прежде, чем оформлять работника дистанционно, хорошенько подумайте, подпадает ли выполняемая работа под определение дистанционной.

Пошаговая инструкция по приему на работу дистанционного работника

Дистанционного работника принимают на работу по общим правилам, предусмотренным ст. 68ТК РФ, но с соблюдением требований гл. 49.1ТК РФ и Федерального закона от 06.04.2011 №63‑ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон №63‑ФЗ).

Трудовой договор о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий этого договора могут заключаться путем обмена электронными документами (ч. 1 ст. 312.2 ТК РФ). В этом случае и работник, и работодатель должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписи в порядке, предусмотренном Законом №63‑ФЗ.

Несмотря на заключение электронного трудового договора, законодательством установлено требование о наличии и бумажной формы договора. Работодатель в течение трех календарных дней со дня заключения данного договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного договора на бумажном носителе.

Из этого положения следует, что работодатель направляет подписанный им экземпляр трудового договора работнику. Для работника же не установлена обязанность отправлять работодателю по почте второй, подписанный собственноручно экземпляр.

Прежде чем заключить трудовой договор, дистанционный работник должен представить документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ. Каким же образом это происходит?

В статье 312.2 ТК РФ установлено, что при заключении трудового договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены работодателю лицом, поступающим на дистанционную работу, в электронной форме. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.

Если такой договор заключается лицом впервые, оно получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.

Кроме того, особенности имеются в оформлении трудовой книжки. В частности, по соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о ней могут не вноситься в трудовую книжку работника, а при заключении трудового договора впервые трудовая книжка вообще может не оформляться.

Таким образом, если никаких записей в трудовую книжку о работе дистанционного работника не сделано, основным документом о его трудовой деятельности, подтверждающим трудовой стаж, для него будет трудовой договор о дистанционной работе.

Если работник хочет, чтобы запись о его дистанционной работе была внесена в трудовую книжку, он должен передать ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением.

Поскольку внесение в трудовую книжку записи о дистанционном характере работы не предусмотрено Инструкциейпо заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 №69, запись о приеме на работу производится по общим правилам.

Как и обычные работники, дистанционные работники до заключения трудового договора должны быть ознакомлены с документами, предусмотренными ч. 3 ст. 68 ТК РФ (с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором). Такое ознакомление тоже может осуществляться путем обмена электронными документами.

На основании трудового договора работодатель издает приказ о приеме на дистанционную работу. Его оформляют так же, как при приеме других работников организации. При этом в графе «Условия приема на работу, характер работы» указывают: «Дистанционная работа».

Если взаимодействие между работником и работодателем осуществляется путем обмена электронными документами с цифровыми подписями, то ознакомить работника с приказом о приеме на работу можно тем же способом (ч. 5 ст. 312.1ТК РФ).

На сегодняшний день довольно распространенным видом работы стала – дистанционная. В статье подробно рассмотрим как дистанционный работник должен быть принят в штат компании в 2018 году.

Удаленный работник по-другому может быть назван также дистанционным – это тот сотрудник, который осуществляет выполнение своих должностных обязанностей, находясь за пределами территории работодателя.

Работник при этом может находиться где угодно – дома, на улице, в своем офисе, в этом же или другом городе.

Работодатель удаленным работникам рабочее место не организовывает, так как они выполняют свои обязанности дистанционно.

Предлагаем ознакомиться:  Суммируются Ли Социальные Вычеты На Ребенка

Несмотря на то, что данная категория работников не находится постоянно в офисе компании работодателя, тем не менее эти сотрудники являются штатными и должны быть правильно приняты на работу в соответствии со всеми требованиями ТК РФ.

С ними заключается трудовой договор, на них заполняются необходимые документы, так же, как и и на постоянных работников → как принять на работу постоянного сотрудника.

Удаленно могут работать работники тех должностей, которые результат своих трудов могут направить работодателю, например, через интернет, или же работодатель его увидит в виде увеличивающейся доли продаж, выигранных в суде дел — программисты, бухгалтеры, юристы, торговые представители, дизайнеры. Все эти работники могут выполнять свои обязанности, не посещая основной офис работодателя или же навещая его с определенной периодичностью для сдачи отчета о проделанной работе.

Сотрудников, которые работают удаленно, можно назвать также дистанционными или в современной интерпретации — фрилансерами. В связи с повышенным интересов работников и работодателей к дистанционной работе, законодатели РФ ввели новые поправки в Трудовой кодекс РФ, определяющие принципы работы с удаленными сотрудниками.

  • выполнение работы может осуществляться средствами труда (оборудованием, компьютерными программами), рекомендованными работодателем и принадлежащими либо работнику, либо работодателю;
  • передача результатов труда может происходить посредством электронных средств связи;
  • для осуществления электронного взаимодействия возможно оформление для работника усиленной квалифицированной электронной подписи, позволяющей ему формировать юридически значимые электронные документы;
  • все особые условия, имеющие отношение к обеспечению трудового процесса, охране труда, предоставлению отпусков, увольнению, оговариваются в трудовом соглашении.

Внимание

Переход к удаленной работе осуществляется по взаимному согласию между работником и работодателем и может быть как временным, так и постоянным.

Трудовой договор вы будете подписывать и в электронном, и в бумажном виде. Поэтому не забудьте про реквизит «Подписи сторон». После того как вы составите текст трудового договора о дистанционной работе, завизируйте его усиленной квалифицированной подписью директора вашей компании.

В таком виде отправьте документ соискателю в электронном виде.

312.1

ТК РФ). После этого один экземпляр договора, причем в бумажном виде, надо отправить новому сотруднику по почте заказным письмом с уведомлением.

На это у вас будет три календарных дня с момента, как работник подпишет договор электронной подписью.Приказ о приеме сотрудника на дистанционную работу Теперь, когда трудовой договор с удаленным работником вы подписали, надо издать приказ руководителя о приеме на работу.

Все большую популярность набирает удаленный тип занятости. Это выгодно обеим сторонам.

Сотрудник получает возможность не тратить время на дорогу до работы и обратно (что особенно экономит время в мегаполисах), перекусывать в любое время домашней едой, не находиться под гнетом раздражающего наблюдения и регламентировать режим работы на свое усмотрение.

Для работодателя это экономия на аренде офисных площадей, на организации рабочего места (в некоторых случаях), на обеспечении сотрудника канцелярией, кофе и т.д. Тем не менее в России удаленные сотрудники пока составляют не более 1% от всех работающих. Поэтому для отдела кадров прием на работу дистанционного работника не такое уж привычное дело.

Нюансы дистанционной работы

Поскольку во время трудовой деятельности общение между работодателем и дистанционным работником осуществляется посредством электронной связи, предполагается, что любые документы как работник, так и работодатель направляет в электронной форме. Но в ст. 312.1 ТК РФ уточняется, что такими документами, помимо трудового договора, приказов, уведомлений и других документов, в частности, являются заявления, объяснения и иная информация от работника.

А еще установлено, что если работник направил такой документ, как заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.

Если работник заболел или собирается в отпуск по беременности или родам или по уходу за ребенком, он должен направить работодателю оригиналы соответствующих документов (листок нетрудоспособности, заявление и т. п.) по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 312.1 ТК РФ).

Отдельно внимание уделено соблюдению работодателем в отношении дистанционных работников норм охраны труда.

– расследование и учет в определенном Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 17 ч. 2);

– выполнение предписаний должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, других федеральных органов исполнительной власти, осуществляющих государственный контроль (надзор) в установленной сфере деятельности, и рассмотрение представлений органов общественного контроля в установленные ТК РФ, иными федеральными законами сроки (абз. 20 ч. 2);

обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (абз. 21 ч. 2).

Кроме этого, работодатель должен ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, установленные Трудовым кодексом, федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов РФ, на дистанционных работников не распространяются, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.

Особенности при увольнении

Имеются особенности при увольнении дистанционных работников, в частности, по инициативе работодателя.

По общему правилу трудовой договор с такими работниками можно расторгнуть по основаниям, установленным Трудовым кодексом. При этом в трудовом договоре могут быть предусмотрены дополнительные основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя (ч. 1 ст. 312.5ТК РФ). Например, увольнение за неоднократное невыполнение плановых показателей, за регулярное несоблюдение формата отчета о выполненном задании.

Отметим: дополнительные основания увольнения должны быть установлены именно трудовым договором. Если же они будут установлены не трудовым договором, а другим документом, например должностной инструкцией или локальным актом организации, уволенный будет восстановлен.

Например, дистанционный работник, уволенный за неоднократное невыполнение плановых показателей, был восстановлен судом, поскольку такое дополнительное основание увольнения было предусмотрено не трудовым договором, а должностной инструкцией. Работодатель считал, что она является неотъемлемой частью трудового договора.

Однако суд сделал вывод: должностные инструкции с учетом их содержания, порядка принятия, формы, сроков утверждения работодателем, порядка ознакомления с ними работника не могут быть квалифицированы как неотъемлемая часть заключенного сторонами трудового договора и не отвечают требованиям ст. 56 ТК РФ (не являются соглашением сторон), поэтому увольнение по правилам ч. 1 ст. 312.5.

Должностная инструкция будет неотъемлемой частью трудового договора, если она в соответствии с этим договором является приложением к нему. Однако в любом случае обязательной она становится только в части должностных обязанностей и требований к работнику. Если должностной инструкцией установлены основания увольнения, они не подлежат применению, поскольку такая инструкция, в отличие от трудового договора, не считается соглашением сторон.

Прекращение трудовых отношений с дистанционным работником оформляется приказом (унифицированная форма Т-8), в качестве основания которого следует указать конкретное положение договора или статьи ТК РФ. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Если данный документ невозможно довести до сведения работника или тот отказывается ознакомиться с ним под подпись, в приказе (распоряжении) делается соответствующая запись.

Если взаимодействие между работодателем и дистанционным работником осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленных квалифицированных электронных подписей, приказ об увольнении необходимо заранее направить работнику в электронном виде для ознакомления. Работник, в свою очередь, заверив приказ электронной подписью, обязан переслать его обратно.

В день увольнения бумажную копию приказа необходимо выслать работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.5ТК РФ).

На основании приказа, если заполнялась трудовая книжка работника, в ней делается запись об увольнении. Приведем образец записи при увольнении по дополнительному основанию, установленному трудовым договором.

Преимущества дистанционной работы

Основное удобство такой работы заключается в том, что работник самостоятельно выбирает место выполнения трудовых функций, а значит трудиться он может где угодно – и в кафе, и дома и даже в транспорте. Такой обязанности, как ежедневное посещение офиса работодателя у него нет. Плюсы такой работы есть и у работодателя. Основные преимущества заключаются в экономии на аренде офиса и средствах на оборудование рабочего места сотруднику и др.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Отличие дистанционного работника от надомного

Не следует путать дистанционную работу от надомной работы. Дистанционный работник может быть направлен в командировку, а также ему можно установить конкретный режим работы и прописать это в трудовом договоре.

Надомный работник режиму работы в организации не подчиняется. Трудится «надомник» дома, занимаясь в основном несложной работой. Работодатель при этом обеспечивает таких работников нужным инвентарем или материалом.

В отличие от дистанционных работников, надомники обязаны передавать в отдел кадров документы лично, дистанционные могут это сделать и лично и по электронной почте, либо заказным письмом.

Заключить договор с ним можно на расстоянии, а с надомником это можно делать только лично.

Важно! Дистанционному работнику можно оформить электронную подпись, для этого обратиться нужно в удостоверяющий центр с определенным пакетом документов.

Заключив с дистанционным работником трудовой договор, его экземпляр нужно отправить по почте заказным письмом с уведомлением сотруднику. Сделать это нужно в течение 3-х дней с даты подписания договора, причем договор отправляется только на бумажном носителе.

Как принять на работу дистанционного работника

Для оформления дистанционного работника потребуется получить от него пакет таких документов:

  • Трудовая книжка;
  • Паспорт;
  • Документ воинского учета;
  • СНИЛС;
  • Диплом, сертификат и др. документы, подтверждающие квалификацию работника.

Перечисленные документы работник может отправить электронной почтой, при этом каждую подпись заверить электронной подписью.

Важно! Трудовую книжку дистанционный работник может не предъявлять. В этом случае в трудовом договоре следует указать, что в трудовую книжку запись о приме работника не вносилась.

Сама процедура оформления дистанционного работника не отличается от оформления обычного работника и представляет собой следующие этапы:

  • Ознакомление работника с нормативными актами компании;
  • Заключение трудового договора;
  • Издание приказа о приеме на работу;
  • Оформление личной карточки по сотруднику;
  • Занесение записи в трудовую книжку.

К нормативным локальным актам компании относят правила трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, должностные инструкции и т.д. Ознакомить с ними работника нужно до заключения с ним договора, поэтому дистанционному работнику отправляются копии таких документов. Факт ознакомления будущий сотрудник должен подтвердить электронной подписью в ответном письме. Только после этого можно оформлять с работником трудовой договор.

Комментировать
0
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector