Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию
СОДЕРЖАНИЕ
0

2.20. Подготовка документов к последующему хранению и использованию

2.7.1.
Оперативное совещание с руководителями
структурных подразделений проводится
3 раза в неделю.

2.7.2.
Состав участников оперативного совещания
определяется Генеральным директором.
Оповещение лиц, приглашенных на совещание,
производит секретариат Генерального
директора.

2.7.3.
На совещаниях рассматриваются и
обсуждаются текущие вопросы деятельности
структурных подразделений, исполнительская
дисциплина, отчеты руководителей
подразделений о работе за прошедший
период, основные мероприятия подразделений,
служб на предстоящий период, а также
другие организационные вопросы
оперативного характера.

2.7.4.
Подготовка материалов для совещания
по вопросам исполнительской дисциплины
(сводки о прохождении документов)
производится секретариатом; по вопросам
планирования соответствующей отчетности,
кадровым и юридическим вопросам —
руководителями соответствующих
подразделений и т.д.

2.7.5.
Регистрация участников оперативного
совещания, ведение и оформление протокола
производится секретарем Генерального
директора.

2.20.1.
Законченные делопроизводством дела
постоянного хранения должны быть
правильно оформлены, подшиты, пронумерованы,
иметь лист с заверительной надписью и
необходимые обозначения на обложках.


дела постоянного и долговременного
хранения подшивать в твердую обложку;

— в
заголовки дел, содержащих распорядительные
документы (решения, приказы, протоколы),
вносятся их номера;


на обложках дел (в описи) с перепиской
и распорядительными документами
проставляется дата (число, месяц, год)
начала и окончания дела;

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

— в
конце дела на отдельном листе ставится
заверительная надпись о количестве
листов в деле.

2.20.2.
Надписи на обложках дел постоянного
хранения следует делать четким почерком.
Листы нумеруются простым карандашом в
правом верхнем углу.

2.20.3.
Документы временного хранения
обрабатываются упрощенно, допускается
оставлять их на скоросшивателях без
проведения систематизации и дополнительного
описания на обложках, листы не нумеруются,
заверительные надписи не ставятся.

2.20.4.
Дела по личному составу оформляются
так же, как дела постоянного хранения.

2.23.1.
При увольнении или переводе на другую
работу лица, ответственного за ведение
делопроизводства (за документооборот),
по указанию Генерального директора
производится передача дел, служебных
документов вновь назначенному на эту
должность лицу.

2.23.2.
Прием-передача дел, документов и изданий
производится путем сверки их наличия
по номенклатуре дел и с журналами
(карточками) учета, о чем составляется
акт, который утверждается Генеральным
директором.

2.23.3.
В акте отражается количество дел
(документов, изданий) и соответствие их
записям в номенклатуре и в журналах
(карточках) учета, а также недостатки в
ведении делопроизводства и другие
данные о состоянии работы.

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

Возможные
письменные возражения и объяснения по
акту приобщаются к нему как отдельные
приложения.

2.23.4.
При полной ликвидации компании все
документы текущего делопроизводства
систематизируются в установленном
порядке в соответствующих делах, которые
передаются для последующего уничтожения,
кроме тех, которые в соответствии с
требованиями действующего законодательства
передаются для хранения в государственный
архив.

2.2.1.
Корреспонденция, адресованная в компанию,
независимо от способа доставки (почтой,
курьером, факсом) принимается
централизованно секретариатом,
регистрируется в журнале входящих
документов (приложение 1) и обрабатывается
в секретариате, затем передается в
структурные подразделения лицам,
ответственным за делопроизводство
(приложение 2). Копии поступившей
корреспонденции подшиваются в делах
секретариата.

2.2.2.
Секретариат проверяет правильность
доставки корреспонденции и наличие в
конвертах документов. Об отсутствии
документов и приложений к ним сообщается
отправителю. Ошибочно присланные
документы возвращаются отправителю с
приложением лицевой части конверта
(пакета), в котором он доставлен.

Помимо
пакетов с пометкой «Лично» не
подлежат вскрытию в секретариате пакеты,
поступившие из-за рубежа, депутатская
почта. Они немедленно передаются
адресату.

2.2.4.
Конверты от поступившей корреспонденции
уничтожаются секретариатом. Указанные
на конвертах обратные адреса переносятся
на документы. Конверты сохраняются и
прилагаются к поступившим документам
только при необходимости подтвердить
время отправки и получение документа.

2.2.5.
На всех регистрируемых документах в
правом нижнем углу лицевой стороны
первого листа ставится регистрационный
штамп (или делается запись) единого
образца с указанием даты поступления
документа и очередного порядкового
номера документа. Нумерация документов
(начиная с N 1) ведется в течение каждого
календарного года. Все номера документов
заносятся в журнал. По окончании
календарного года журнал закрывается
и сдается в архив секретариата.

2.2.6.
В структурных подразделениях входящий
номер (индекс) документа состоит из
индекса структурного подразделения и
порядкового регистрационного номера
документа.

2.2.7.
Все документы, подлежащие регистрации,
заносятся секретариатом в журнал по
установленной форме (приложение N 3) с
обязательным указанием сроков исполнения
и в тот раздел номенклатуры дел, которому
соответствует регистрируемый документ.

2.2.8.
Разделы располагаются в последовательности
разделов номенклатурных дел.

2.2.9.
В каждом разделе все документы должны
быть разделены на две группы: на
исполняемые и исполненные документы.

2.2.10.
Зарегистрированная корреспонденция с
первым экземпляром передается из
секретариата на рассмотрение Генеральному
директору (или лицу, его замещающему).

Регистрация документов. входящая и исходящая корреспонденция.

Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам.

Регистрация входящей корреспонденции производится в день ее поступления в канцелярию или секретариат организации. Книга учета входящей корреспонденции служит для облегчения и формализации процесса регистрации поступающих писем.

  1. Регистрация, учет и дальнейшая обработка поступающей корреспонденции;
  2. Оперативная реакция на требования руководства;
  3. Осуществление контроля за работой с письмами сотрудникам организации;
  4. Выдача справок по входящей документации.

Какую бы форму ведения журнала вы ни избрали, он должен содержать несколько обязательных граф, без которых его наличие становится бессмысленным.

Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

Существуют основные графы журнала:

  1. содержание
  2. исполнитель.
  3. вид документа
  4. дата документа
  5. регистрационный номер
  6. корреспондент

Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу. Рекомендуются использовать трехчастную структуру:

  1. первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
  2. вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
  3. третья цифра – порядковый номер документа.

Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой.

Существует несколько типов входящей корреспонденции и исходящей, как внутренней, так и внешней.

Основные типы:

  • Письмо
  • Факс
  • Электронная почта
  • Телефонограмма
  • Докладная или служебная записка
  • Объяснительная
  • Заявление
  • Жалоба
  • Номер(№) документа
  • Дата (ч.м.г.) регистрации
  • Кому направлен документ (от кого поступил)
  • Тип регистрируемого документа
  • Описание

Документы, предназначенные для исполнения, ставятся на контроль и регистрируются в журнале контроля, который содержит следующие графы:

  • Номер(№) документа
  • Дата (ч.м.г.) регистрации
  • Тип регистрируемого документа
  • Исполнитель
  • Срок исполнения
  • Отметка об исполнении

22.01.10 Письмо Кравцов 28.01.10 27.01.10

Чаще всего для этого применяется трехчастная структура, где:

  • 1-ая цифра обозначает код подразделения согласно штатному расписанию;
  • 2-а цифра обозначает код регистрационного журнала согласно номенклатуре организации/подразделения;
  • 3-я цифра указывает на порядковый номер письма.

К нерегистрируемой корреспонденции относят рекламные буклеты, периодические издания, поздравительные открытки и пр. Если у вас остались вопросы по данной теме, вы можете задать их в комментариях. Рубрика: Статьи, Технологии делопроизводства.

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. При централизованной – регистрация документов осуществляется только работниками службы ДОУ.

При децентрализованной – регистрация документов осуществляется как работниками службы ДОУ, так и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Существует множество разнообразных решений «систем электронного документооборота» (СЭД).

В настоящее время уже очевидно, что ни одна организация, учреждение, компания не может обойтись без электронного документооборота. В СЭД открываются широкие возможности, но потребуется обучение персонала ДОУ для работы в СЭД.

Книга регистрации входящей документации не является документом строгой отчётности.

  • Прессу и периодику.
  • Корреспонденцию анонимную, не подтвержденного происхождения (документы без подписи или печати, не имеющие иных идентифицирующих отправителя реквизитов).
  • Бизнес-предложения и почту, направляемую в качестве рекламы.
  • Приглашения посетить или принять участие в мероприятиях рекламного характера (выставки, форумы пр.), за исключением официальных приглашений на деловые собрания.
  • Формы и бланки, кроме строгой отчетности.
  • Бухгалтерские бумаги и документы по решению административных и хозяйственных вопросов, если отсутствует сопроводительное письмо.
  • Кто ведет? Если на крупных предприятиях регистрацией корреспонденции занимается целый специальный отдел, то в фирме с небольшим штатом эта ответственность обычно ложится на плечи одного сотрудника, назначенного руководителем.

Документы подлежат регистрации с целью: Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу.

Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Такая форма регистрации не требует больших капиталовложений, для эксплуатации и содержания достаточно наличие базовых знаний пользователя ПК, но отсутствие резервирования данных влечет риски искажения или утери информации, при сбое системы.

При создании компании и дальнейшей ее работе будет образовываться большое количество входящих документов. И со временем оно будет только расти.

Чтобы не утонуть в этом потоке, необходимо поддерживать четкий порядок на всех этапах жизни документов.

Все документы, поступающие в компанию (включая телеграммы, факсограммы), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются на исполнение сотруднику компании. Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю компании, которому был адресован факс. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес компании, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети компании руководству или непосредственной исполнителю. Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно.

Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, адресованные в структурные подразделения, передаются в подразделения, минуя руководство компании. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

При необходимости отмечаются часы и минуты поступления документа. Вх. — указывается, что документ является входящим; 114 — порядковый номер поступления документа в пределах календарного года; 03 — код структурного подразделения Если в компании имеется номенклатура дел, то регистрационный номер поступившего документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел компании, в которое данный документ будет списан по исполнении.

Например: 03-25 — индекс дела по номенклатуре дел структурного подразделения.

Предлагаем ознакомиться:  Дата регистрации права собственности на квартиру в 3-НДФЛ

Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК)

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения: На бланке письма, бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков).

Следующее правило — однократность регистрации каждого письма в день утверждения или подписания документа. Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же. Все получатели перечисляются в письме столбиком без указания слова «копия» (смотрите образцы написания адресатов).

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец. Журнал регистрации исходящих документов допускается вести на бумажных носителях. Журнал регистрации исходящих документов – образец заполнения (это примерная форма, поэтому измените графы согласно своим пожеланиям).

«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО — рекламные материалы (листовки, программы, проспекты); — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — очередной порядковый номер; В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Отметка может проставляться от руки: │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │ Или же с помощью резинового штемпеля: │ «__» ___________________ 20__ г.

│ После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте.

Как регистрировать их? Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе. Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения.

При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату: — подписания (для документов, не подлежащих утверждению); — утверждения (для документов, подлежащих утверждению); — заседания или принятия решения (для протоколов); 03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер. Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так: │ Исх.

Внимание

В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя. Обратите внимание: Если на письме, направленном в адрес предприятия стоит пометка «Лично», его, не вскрывая и не регистрируя, необходимо передать адресату.

Важно

Регистрация входящих документов: чья это обязанность Ответ на этот вопрос зависит от того, какая форма приема документов установлена в конкретной компании. Это может быть одна из двух форм: централизованная; децентрализованная.

2.8. Приказ

2.8.1.
Приказ — правовой акт, издаваемый
Генеральным директором для решения
основных задач, стоящих перед компанией
(приложение 7).

2.8.2.
Приказы и распоряжения по компании
издаются только Генеральным директором.
В его отсутствие распорядительные
документы подписывает один из его
заместителей, на которого возложены
обязанности Генерального директора
его распоряжением (приказом).

2.8.3.
Приказы реализуют внутреннюю деятельность
структурных подразделений и должностных
лиц и издаются по вопросам структуры,
штатного расписания, персонала Службы,
утверждения инструкций, положений,
порядков, правил, других документов.
Приказы печатаются на бланках А4
установленного образца.

2.8.4.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий
на вопрос: о чем?

2.8.5.
Текст приказа, как правило, состоит из
двух взаимозависимых частей — констатирующей
и распорядительной. Если приказ издается
на основании распорядительного документа
(чаще всего резолюции генерального
директора, решения учредителей и т.п.),
в констатирующей его части или заголовке
указывается вид акта, его автор, полное
название (заголовок), дата.

Констатирующая
часть может отсутствовать, если
предписываемые действия не нуждаются
в разъяснении.

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

Каждый
пункт приказа начинается с указания
исполнителя, конкретного действия и
срока исполнения. Исполнителями могут
быть структурные подразделения компании
или должностные лица. В последнем пункте
указывается лицо, на которое возлагается
контроль за исполнением приказа.

В
распорядительной части приказа следует
избегать неконкретных выражений типа:
«поднять», «повысить», «усилить»,
«улучшить», «принять меры»,
«активизировать» и т.п.

Подготовку
проектов приказов осуществляют
руководители структурных подразделений
с учетом требований настоящего Положения.

2.8.6.
Оформление распорядительных документов
(по поручению Генерального директора
или в инициативном порядке) осуществляют
самостоятельные подразделения в
соответствии с их функциями и регистрируют
в журнале учета приказов компании.

Издание,
учет и хранение распорядительных
документов осуществляет секретариат
с учетом требований настоящего Положения.

2.8.7.
Приказы по кадрам готовит отдел кадров
компании. Нумерация приказов по личному
составу ведется самостоятельно с грифом
«К» (кадры). Приказы по кадрам
хранятся в отделе кадров компании.
Ответственность за это возлагается на
начальника отдела кадров компании.

2.8.8.
Проект приказа (распоряжения) до
подписания подлежит обязательному
визированию руководителями структурных
подразделений компании, которых он
касается, заместителями Генерального
директора — кураторами этих структурных
подразделений, руководителем юридической
службы и зав. секретариатом. Визы ставятся
на первом экземпляре проекта приказов.
В случае несогласия с проектом пишется
мотивированное заключение.

2.8.9.
Приказы тиражируются и рассылаются
секретариатом в соответствии со списком
(рассылкой) доведения приказа,
подготовленным составителем проекта.
На обороте первого листа приказа
указывается фамилия и отдел исполнителя.
Рассылка готовится на отдельном листе
и подписывается исполнителем и
руководителем структурного подразделения.

Управление документацией

На карточке или в исходящем журнале в графе 8 делается отметка: «Направлен подлинник с возвратом». Отправляемые одновременно одному и тому же адресату документы должны быть вложены в один конверт.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

Одно
из ограничений при создании холдинга
состоит в особом механизме совершения
сделок, в которых имеется заинтересованность

Основными
проблемами при создании и деятельности
холдинговой компании являются ограничения,
накладываемые на хозяйствующих субъектов
антимонопольным законодательством.
Сама по себе интеграция компаний с целью
увеличения прибыли, выход на новые рынки
и т.п. уже являются предметом пристального
внимания антимонопольных органов.

При
создании холдинга следует обратить
внимание на выполнение требования о
получении предварительного согласия
и последующего уведомления антимонопольного
органа, так как государственная
регистрация коммерческих организаций
и их объединений, созданных или
реорганизованных без такого согласия,
может быть признана в судебном порядке
недействительной по иску антимонопольного
органа (территориального органа в
пределах его компетенции)

Кроме
получения предварительного согласия
на совершение сделки, антимонопольный
орган подлежит уведомлению по заявлению
юридического или физического лица в
45-дневный срок после совершения
вышеуказанных сделок, если суммарная
балансовая стоимость активов приобретающих
и приобретаемых лиц превышает 100 тыс.

Нередко
наложение антимонопольным органом
соответствующих санкций ставит под
угрозу само существование холдинговой
компании. Так, решение антимонопольного
органа о принудительном разделении
(выделении) коммерческих организаций
или некоммерческих организаций,
занимающихся предпринимательской
деятельностью, подлежит исполнению
собственником или органом, уполномоченным
им, с учетом требований, предусмотренных
в указанном решении, и в определенный
в нем срок, который не может быть менее
шести месяцев

Управленческие
отношения между холдинговой компанией
и дочерними хозяйственными обществами
холдинга характеризуются тем, что
участники холдинга принадлежат к
различным объектам управления, и на
отношения между руководителями и
подчиненными наслаиваются соответствующие
властные и коммуникационные отношения
через юридическо-уставную структуру.

Первичные
и, конечно, неделегируемые подчиненным
хозяйственным обществам функции
управления холдингом содержат задачи,
которые соответствуют задачам головной
компании по руководству «долевым
участием»

Холдинговая
компания как «сопровождающая»
управленческая инстанция может активно
поддерживать свои дочерние хозяйственные
общества в их хозяйственном развитии.
Однако холдинговая компания не
ограничивает автономию дочерних обществ
в принятии решений в их повседневной
хозяйственной деятельности.

Функции
холдинга и централизация услуг должны
следовать специфичным для холдинга
принципам

Централизация
внутри холдинга однородных функций
(например, налоги, ревизия) имеет своей
целью использование преимуществ
специализации. Практика показывает,
что организация управления холдингом
может иметь место в двух формах: во-первых,
в форме функционально организационной
структуры и, во-вторых, в форме
дивизиональной организационной структуры

Практике
известны две принципиально разные формы
организационно-должностной интеграции,
оказывающие разное влияние на интеграцию
холдинга и на автономию оперативных
единиц. Наряду с классической интеграцией
посредством включения членов правления
холдинговой компании, обычно в качестве
председателя наблюдательного совета
дочернего общества («система
мультидиректората»), имеет место
вертикальная интеграция должностей
руководящего персонала органов управления
делами оперативной сферы и руководящего
персонала холдинговой компанией
(«система мультипозиций»)

Холдингом
могут создаваться временные структуры
управления. Под ними понимаются
ограниченные по объему и времени
выполнения работ проектные группы,
которые действуют вне управленческих
отношений между головным и дочерними
хозяйственными обществами

Следует
уделить внимание моделям управления
хозяйственными обществами с опекой

Как правильно вести учет входящей и исходящей корреспонденции в организации

2.10.1.
Инструкция — правовой акт, издаваемый
в компании в целях установления правил
регулирования организационных процессов,
правил техники безопасности, должностных
требований и иных направлений деятельности
компании (ее подразделений), должностных
лиц. Инструкция вводится в действие
приказом по Компании.

2.10.2.
Заголовок инструкции раскрывает ее
содержание, например Инструкция по
технике безопасности, Должностная
инструкция секретаря Генерального
директора.

2.10.3.
Инструкция должна начинаться разделом
«Общие положения», где указываются
цели, причины и основания для разработки
и издания документа, сведения общего
характера.

Предлагаем ознакомиться:  Ежегодный оплачиваемый отпуск порядок его предоставления

В
остальных разделах излагаются правила,
регулирующие специальные стороны
деятельности организации, подразделения
или отдельных должностных лиц.

2.10.4.
Инструкция подписывается начальником
структурного подразделения, заместителем
генерального директора — куратором и
утверждается приказом по Компании.

2.10.5.
Должностные инструкции на сотрудников
утверждаются Генеральным директором
по представлению начальника структурного
подразделения.

2.11.1.
Положение — нормативный акт, определяющий
порядок образования, права, обязанности
и организацию работы в компании или в
структурных подразделениях.

2.11.2.
Положение должно состоять из нескольких
разделов: к примеру, «Общие положения»,
«Управление должностными лицами»,
«Основные задачи», «Функции»,
«Взаимоотношения с другими
подразделениями», «Права и обязанности
руководителя структурного подразделения»,
«Ответственность руководителя
структурного подразделения», «Порядок
внесения изменений и дополнений» и
т.п.

2.11.3.
Положение об управлении и самостоятельных
отделах утверждаются Генеральным
директором. Положения о структурных
подразделениях — их руководителями.

Положения
по работе с документами утверждаются
Генеральным директором компании.

2.19.1.
Законченные делопроизводством документы
формируются в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.


помещать в дело только исполненные
документы;


проверять правильность оформления
каждого документа (наличие отметки об
исполнении документа и направлении его
в дело, заверительной надписи на копии,
других реквизитов); правильность
отнесения документов в то или иное дело
в соответствии с номенклатурой дел;


систематизировать документы внутри
дел в последовательности решения вопроса
по хронологии. При этом документ-ответ
должен располагаться после документа
— письма-запроса;


годовые планы, отчеты должны откладываться
в материалах того года, к которому они
относятся по своему содержанию, независимо
от времени их составления и даты
поступления;


включать в дела только по одному
экземпляру каждого документа со всеми
приложениями, удалив при этом черновики,
скрепки, булавки.

Приложения
большого объема можно формировать в
отдельный том (папку) этого же года.

2.19.3.
Неисполненные, неправильно оформленные
и подлежащие возврату документы подшивать
в дела запрещается.

2.19.4.
Объем каждого дела не должен превышать
200-250 листов (30-40 мм толщины). При наличии
большего количества листов заводится
новый том (папка).

2.19.5.
Изъятие документов из дела допускается
в необходимых случаях, причем на место
изъятого документа должен быть вложен
листок-заменитель, в котором указывается,
какой документ, когда и кем изъят, — под
роспись. Документ должен быть в
обязательном порядке возвращен
исполнителем и подшит в дело.

Приказ
N____

О
введении в действие
Положения
о документообороте

_______________________________________________________

(наименование
организации)

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

г.
____________ «___» ____________ 200___г.

С
целью упорядочения документооборота
и организации делопроизводства

и
строгого учета всей документации в
группе компаний

1.
Ввести в действие настоящее
Положение
о документообороте.


принять к неукоснительному выполнению
правила настоящего

Положения;


провести работу по ознакомлению
работников своих подразделений с

правилами

Положения
по работе с документами;


выделить ответственное лицо за
ведение делопроизводства в

структурных
подразделениях;


возложить ответственность за
организацию и состояние

делопроизводства
в структурном подразделении на его
руководителей.

3.
Возложить на секретариат
организационно-методическое руководство

и
контроль за организацией и состоянием
делопроизводства в компании и его

дальнейшим
совершенствованием.

4.
Секретариату сделать _________ (количество)
копий
Положения
для

руководителей
структурных подразделений.

5.
Отделу хозяйственно-технического
обслуживания заказать в возможно

короткие
сроки необходимое количество
экземпляров
Положения
для

использования
в работе.

6.
Контроль за исполнением настоящего
приказа возлагаю на

_____________________________(Ф.И.О).

Генеральный
директор _____________________(Ф.И.О)

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

Приложение

к

приказу
N___

от
«___» _______ 200__г.

Положение

о
документообороте

__________________
(наименование организации)

1.1.
Настоящее Положение устанавливает
единый и обязательный для всех работников
порядок ведения и организации
документооборота.

1.2.
Положение разработано в соответствии
с задачами, стоящими перед Компанией,
с учетом Единой государственной системы
делопроизводства (ЕГСД), законодательством
Российской Федерации по архивному делу
— ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»; ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определение».

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

1.3.
Правила, предусмотренные настоящим
Положением, обязательны для всех
работников группы Компаний.

1.4.
Ответственность за организацию и
состояние делопроизводства возлагается
на руководителей структурных подразделений.

1.5.
Непосредственное ведение и контроль
исполнения делопроизводства в структурных
подразделениях возлагается на лиц,
которым специально поручена эта работа
(секретари) руководителем подразделения.

1.6.
Организационно-методическое руководство,
непосредственное ведение и контроль
за организацией и состоянием
делопроизводства в компании и его
дальнейшее совершенствование осуществляет
секретариат компании.

В
этих целях секретариат инструктирует
работников, ответственных за
делопроизводство в структурных
подразделениях компании, периодически
проводит проверки состояния делопроизводства
в подразделениях.

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

1.7.
Требования работников секретариата по
вопросам организации и ведения
делопроизводства, контроля исполнения
документов, а также по обработке
документов обязательны для исполнения
всеми подразделениями и должностными
лицами компании. Спорные вопросы и
конфликты по вопросам организации и
ведения решаются юридической службой
совместно с секретариатом.

1.8.
Содержание поступающих и подготовленных
в структурных подразделениях документов
и материалов не подлежит оглашению
лицам, не имеющим к ним отношения.

1.9.
Настоящим Положением устанавливается
смешанная система организации и ведения
делопроизводства, сочетающая в себе
принципы централизации и децентрализации
при работе с документами.


организационное и методическое
руководство постановкой делопроизводства
в компании;


регистрация входящих и исходящих
документов;


передача структурным подразделениям
компании поступающих и внутренних
документов;


контроль за прохождением и исполнением
документов, анализ корреспонденции;


хранение документов в текущих делах и
архиве компании.


подготовка, оформление и исполнение
входящих, исходящих и внутренних
документов;


согласование подготовленных документов;


представление информации по документам
и снятие их с контроля;


хранение и исполнение документов,
находящихся в текущей работе.

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

1.12.
Руководители структурных подразделений
должны ознакомить принятых работников
со структурой компании, задачами и
характером работы подразделений, а
также с установленным порядком работы
с документами и другими требованиями
настоящего Положения.

2.1.2.
В компании ведется журнальная и
компьютеризированная карточная система
регистрации и контроля за исполнением
документов.

2.1.3.
В подразделениях наряду с карточной
компьютеризированной системой допускается
применение журнальной формы регистрации
документов.

Обработка входящей корреспонденции

Несмотря на то, что этот традиционный способ имеет свои недостатки, в частности, более долгий процесс нахождения информации о том или ином письме, во многих, даже очень крупных компаниях, ему до сих пор доверяют больше. В бумажном виде журнал регистрации корреспонденции представляет собой книгу А4, изготовленную типографским способом, с соответствующими графами.

  • В электронном журнале в формате doc, docx, xls. Главное преимущество такой формы ведения учета – оперативность поиска нужной информации.
    Однако сбои в системе могут привести к искажению отдельных данных.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» <1. <1 Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде (в Word или Excel). В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале.

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

Функции участников на различных этапах процесса обработки входящей корреспонденции Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: отделение почтовой связи ФГУП «Почта России», курьер и электронная почта.

Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром. Образцы штампа и печати экспедиции Если вы имеете дело с курьерской доставкой, то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях (например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи) и заверять свою подпись печатью.

Внимание! Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности. Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе.

2.12. Протокол

2.12.1.
Протокол — документ, фиксирующий ход
обсуждения вопросов и принятия решений
на собраниях, оперативных совещаниях
и заседаниях.

2.12.2.
Протокол состоит из разделов,
соответствующих пунктам повестки дня.

В
протоколах указываются инициалы и
фамилия выступающего, основное содержание
сообщения в форме прямой речи. При
наличии выступления делается сноска
«Текст сообщения прилагается».
Протокол, содержащий различные вопросы,
делится на пункты, которые нумеруются
и начинаются с абзаца.

2.12.3.
По поручениям, занесенным в протокол,
должны быть указаны конкретные исполнители
и сроки исполнения.

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

2.12.4.
Протокол подписывается председателем
и секретарем данного собрания (заседания).

Исходящие документы

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

  • рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
  • информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

  • подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
  • утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
  • заседания или принятия решения (для протоколов);
  • события (для актов).

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности «день месяца, месяц, год». День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 декабря 2011 г. следует записать так: 05.12.2011. Однако допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 декабря 2011 г.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

                           --------------------¬
¦ Исх. N 03-05/61 ¦
L--------------------

03 — номер структурного подразделения (по штатному расписанию), 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

          --------------------¬             --------------------¬
¦ Исх. N К-05/61 ¦ или так ¦ Исх. N 61к ¦
L-------------------- L--------------------

К — отдел кадров, 05 — номер дела по номенклатуре дел, 61 — порядковый номер.

Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах.

Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.

Предлагаем ознакомиться:  Банкротство предприятия что с работниками

Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.

 N 
п/п
  N и дата 
исходящего
документа
   Кому   
адресован
документ
  Краткое  
содержание
    Кем    
подписан
Отметка об
исполнении
  N дела,  
куда подшит
документ
...
    ...    
    ...   
    ...    
    ...    
    ...   
    ...    
 12
N 01-16ю от
23.01.2012
Директору 
ООО "Плюс"
г. Москва
Об участии 
юристов
компании в
конференции
Директор   
Отправлен 
почтой
     03    

Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.

Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов.

Схема размещения реквизитов на документе представлена ниже. Регистрационный номер проставляется в поле «Отметка о поступлении документа в организацию».

Текст отметки о поступлении состоит из краткого названия предприятия-адресата, самого регистрационного номера и даты регистрации. Поскольку поле, выделенное для реквизита, не очень велико, текст отметки, как правило, размещают на нескольких строках, например: ООО «Альфа» вх.

№ от « » 2017 Если предприятие небольшое, регистрационные номера могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года.

  • Регистрируют входящие документы в день их поступления (только иногда на следующий), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации (примерный образец далее будет приведен). Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее с помощью штампа. Отметка содержит порядковый номер и дату и очень часто включает название организации.

ОАО «Кучка»

Вх. №  0118

22.08.2014

  • Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Соблюдают однократность регистрации – например, для оперативности направлено факсом, затем пришел оригинал письма или произошла передача одного и того же письма из одного подразделения в другое. Во всех перечисленных и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации.
  • Присваивают уникальный номер каждому документу – достигается путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, для приказов по личному составу добавляют к номеру «-л/с», к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т.д.).
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.). Иногда исполнители получают документы напрямую, постарайтесь убедить их в необходимости передавать такие документы в службу делопроизводства на регистрацию.

 Исключение из этого правила делают для входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. Примерный перечень такой:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
  • копии информационных документов и рекламные материалы,
  • поздравительные письма,
  • приглашения,
  • прейскуранты,
  • добавьте что-то еще (если требуется).

Весь свой творческий подход к процессу регистрации входящих документов (потому что нормативными актами четко не определен этот процесс, много зависит от индивидуальных предпочтений и организация фактически сама определяет для себя порядок действий) следует закрепить в инструкции по делопроизводству.

Далее прочитайте прочитайте о применяющихся на сегодняшний день формах регистрации – журналы регистрации документов (по данной ссылке продолжение темы о регистрации входящих документов, без прочтения которой вопрос не будет полностью раскрыт), регистрационные карточки, о набирающей популярность регистрации в системе электронного документооборота (СЭД).

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то
вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

2.15. Телефонограмма

2.15.1.
В телефонограмме должно быть не более
50 слов. Готовится она на бланке компании,
визируется, подписывается, регистрируется
в секретариате, затем диктуется адресату.
При этом обязательно передающим
сообщаются фамилия и служебный телефон,
день и час, записываются на бланке
телефонограммы фамилия и телефон лица,
принявшего телефонограмму, записанный
текст сдается на хранение в секретариат.

2.15.2.
При приеме телефонограммы текст аккуратно
записывается, уточняется исходящий
номер, фамилия подписавшего, фамилия и
телефон лица, передавшего телефонограмму,
зачитывается текст, сообщаются свои
фамилия и телефон, отпечатывается текст
с указанием времени приема телефонограммы,
регистрируется как входящий документ
и передается на доклад руководству.

2.16. Телефакс

2.16.1.
Прием и передача телефаксов производится
в секретариате, а также сотрудниками
отделов и служб, где установлены аппараты
факсимильной связи.

Документы,
передаваемые и принимаемые по телефаксу,
доводятся до сведения Генерального
директора и с поручением — до исполнителей
поручений. Исходящие и входящие факсы
подлежат хранению в делах подразделений,
которым были даны соответствующие
поручения, а также в случае необходимости
в секретариате.

2.17. Докладная (служебная) записка

2.17.1.
Докладная (служебная) записка — документ,
адресованный Генеральному директору
(или руководителю (исполнителю)
структурного подразделения), содержащий
обстоятельное изложение какого-либо
вопроса с выводами и предложениями
составителя.

2.17.2.
Внутренние докладные записки подписываются
автором и не регистрируются.

2.17.3.
Записка должна иметь заголовок к тексту,
раскрывающий ее содержание, и по
возможности состоять из двух частей. В
первой части могут излагаться факты,
послужившие поводом к написанию записки.
Во второй части приводятся выводы и
предложения о конкретных действиях,
которые необходимо предпринять
вышестоящему органу или должностному
лицу в связи с изложенными фактами. Если
в выводах суммируются изложенные факты,
то их допускается излагать в первой
части докладной записки.

Записки
не считаются перепиской в компании.

2.22. Проверка наличия документов

2.22.1.
Проверку состояния и выполнения
требований настоящего Положения
осуществляет ежегодно зав. секретариатом
совместно с назначенной Генеральным
директором комиссией.

2.22.2.
Проверка производится путем сверки
учетных данных с фактическим наличием
дел, документов и изданий. В состав
комиссии включаются лица, хорошо знающие
делопроизводство и имеющие отношение
к документам.

2.22.3.
Проверка проводится в присутствии
руководителя подразделения и лиц,
ответственных за ведение делопроизводства.

2.22.4.
О результатах проверки составляется
акт или справка (если недостатки
незначительны).


кем и когда проводилась проверка;


количество поступивших и отправленных
документов (по годам);


количество проверенных документов;


количество и номера документов, дел и
изданий, не предъявленных при проверке,
и за кем они числятся;


выполнение требований настоящего
Положения;


нарушения в организации и ведении
делопроизводства;


контроль за выполнением постановлений,
распоряжений и поручений;


рекомендации по улучшению ведения
делопроизводства;


сроки устранения недостатков и выполнения
предложений.

Некоторые секреты входящих документов

Инфо

Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им. Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как правильно регистрировать входящую корреспонденцию

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами? Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение.

А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована. В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте.

Образец типовой формы регистрационно-контрольной карточки (РКК) Лицевая сторона 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31* Наименование вида документа Автор (корреспондент) документа Дата поступления и регистрационный номер документа Дата и регистрационный номер документа Заголовок (краткое содержание) документа Резолюция (кому направлен документ) Срок исполнения документа Исполнитель Оборотная сторона Ход исполнения документа ** Отметка об исполнении документа Индекс дела * Верхняя строка используется при контроле исполнения документа, дата исполнения документа обводится кружком. ** Поле «Ход исполнения дела» заполняется при выполнении контрольных операций.

Комментировать
0
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector