Оформление кадровых документов по госту

Оформление кадровых документов по госту

Оформление кадровых документов по госту
СОДЕРЖАНИЕ
0

Изучаем правила нового госта по оформлению кадровых документов.

Новый ГОСТ вводит 2 варианта отметок о заверении копии в зависимости от того, для каких целей нужна копия: § На копии документа для другой организации ставится: ü отметка “Верно”; ü указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов; ü указывается дата заверения;

ü с 1 июля 2018 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки. «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №… за… год». Поставить печать (если компания ее использует). Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой.

На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.

Инфо

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Код формы документа проставляют по ОКУД. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Важно

Для того чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (пункт 34 ГОСТ Р 51141-98). В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года N 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов: — унифицированную систему организационно-распорядительной документации; — унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Правила оформления документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТом Р 6.30-2003.

Предлагаем ознакомиться:  Содержание брачного договора: форма и порядок заключения

Документы при приеме работника

Не забывайте, что каждого нового сотрудника следует под подпись ознакомить с должностной инструкцией и своевременно провести для него инструктажи по охране труда!

Ответственность за ненадлежащее ведение кадровой документации

ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации).

Код организации (ОКПО) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.ОГРН — основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.ИНН/КПП — идентификационный номер налогоплатильщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Настоящим стандартом установлены требования к оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов. Указания по применению и заполнению унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты содержатся в постановлении Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Общие требования к документам В изменениях общих требований к оформлению документов отразилось более экономное отношение к бумаге и понимание сложностей работы архивов: ● документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм; ● допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, при котором ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Оформление абзацев, строк, шрифтов Требования ГОСТ более адаптированы под современную реальность использования не печатных машинок, а компьютеров и текстовых редакторов. Конечно, можно усмотреть недоработку в ГОСТе, так как шрифты Times New Roman, Verdana имеют явную принадлежность авторского права зарубежным компаниям.

Правила оформления документов Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.Системой документации согласно п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 признается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

Предлагаем ознакомиться:  Перечень правоустанавливающих документов на земельный участок

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:— унифицированную систему организационно-распорядительной документации;— унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).

Все это привело к необходимости подготовки нового стандарта, устанавливающего современные требования к оформлению документов. В 2014 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) приступил к пересмотру ГОСТ Р 6.30-2003. Результатом пересмотра стал ГОСТ Р 7.0.

97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который начнет действовать с 1 июля 2017 года. Правила применения стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29.06.2015 №162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации», который говорит о добровольности применения документов по стандартизации. При этом для госорганов, компаний с госучастием и многих других использование стандарта является обязательным по внутренним положениям.

Оформление кадровых документов по госту

Правильное и своевременное составление кадровых документов — прямая обязанность работодателя. В случае если обязательные кадровые бумаги оформлены ненадлежащим образом, он может быть привлечен к ответственности.

Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:

  • дисциплинарные взыскания, предусмотренные ст. 193 ТК РФ, максимальная мера по которой — увольнение;
  • в соответствии с положениями КоАП РФ — нормы для привлечения к административной ответственности за отсутствие документов отражены в ст. 5.27, 5.27.1 КоАП.

Кроме того:

  • ст. 13.20 КоАП наказывает на 300–500 руб. должностных лиц за нарушение правил хранения документов;
  • ст. 5.39 налагает штраф в размере 1000–3000 руб. на ответственных лиц за непредоставление запрашиваемой информации кадрового учета сотруднику, например, за отказ в выдаче копии трудовой книжки.

В соответствии с УК РФ:

  • ст. 137 УК РФ предусматривает наказание в виде штрафа до 350 000 руб. или исправительных работ за распространение личной информации о сотруднике;
  • ст. 183 УК РФ применяет меры в случае разглашения коммерческой тайны.

Документы в процессе трудовой деятельности

Также каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отдых предоставляется согласно графику отпусков. Здесь вы найдете образец его заполнения. Постарайтесь не допустить нарушений при составлении графика. О том, как при необходимости внести в форму Т-7 новую информацию, читайте в тексте «Дополняем график отпусков».

Предлагаем ознакомиться:  Документы удостоверяющие право собственности на автомобиль

Чтобы отпустить сотрудника на каникулы, работодатель издает распоряжение о предоставлении отпуска, составляемое по форме Т-6. Как ее заполнить, узнаете из статьи «Оформляем приказ на отпуск». Также предлагаем вам ознакомиться с информацией о том, как оформить приказ о дополнительном отпуске.

Локальные акты

Эти обязательные документы непременно должны быть приняты руководством крупных организаций, так как они закладывают основу трудовых правоотношений.

Оформление кадровых документов по госту

Микропредприятия могут позволить себе упрощенный кадровый учет. Им разрешено пользоваться типовым трудовым договором, отказавшись от некоторых кадровых документов.

Оформление приказов по госту образец 2017

Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований: ● место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

● элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере; ● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга; ● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Внимание

Росстандарт отложил вступление в действие нового ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов до 1 июля 2018 года. Напомним, согласно приказу от 08.12.2016 № 2004-ст, утвердившему «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», он должен был начать действовать уже 1 июля 2017 года. Однако Роструд выпустил приказ от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст «Об утверждении национального стандарта Российской Федерации»», согласно которому перенес дату начала действия документа на год. Изменения в правилах оформления коснутся документов общего делопроизводства. В отделе кадров эти документы создаются тоже.

Комментировать
0
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector