Факсимиле: что это и где используется?

Факсимиле: что это и где используется?

Факсимиле: что это и где используется?
СОДЕРЖАНИЕ
0

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

Налоговый кодекс тоже не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется 9 .

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах, которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Затраты считаются подтвержденными при предоставлении соответствующих подтверждающих документов (ст. 252 НК РФ), которыми являются подтверждающие показатели НУ первичные (учетные) документы (ст. 313 НК РФ). По закону, касающемуся бухгалтерского учета, не запрещено принимать в учет формы с факсимиле. Всегда есть возможность получить справку бухгалтера, объясняющего недочет в оформлении первичного бланка. Тем не менее контролирующие структуры отказываются принимать документы без персональной подписи.

Результатом проведения сделки выступает оказанное влияние на финансовые показатели деятельности компании, а Правилами бухгалтерского учета установлен приоритет перед формой его содержания. Хозяйственная деятельность имела место и нашла отражение в документах, на основании которых факты получили отражение в учете одной из сторон.

Факсимильная подпись: когда и как использовать

  • законы, нормативные акты;
  • налоговые декларации;
  • трудовой договор;
  • письменное уполномочивание, доверенность;
  • вексельные документы;
  • различные платежные документы;
  • первичные учетные документы;
  • счета-фактуры;
  • конкурсные документы;
  • различные заявления физических и юридических лиц.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле.

В трудовых правоотношениях применение факсимиле не предусмотрено законом. Ссылка на статью 160 Гражданского кодекса в данном случае применяться вообще не может. Трудовые отношения регулируются нормами не гражданского, а трудового законодательства *(17). В связи с этим говорить о правомерности подписания трудового договора и иных документов с работником с помощью клише вообще нельзя.

Необоснованным является довод о том, что положениями Закона N 402-ФЗ*(3) об обязательных реквизитах первичного учетного документа не предъявляется требований собственноручной подписи, проставляемой на первичных документах. Сторонники данной позиции забывают, что закон в данном случае не дает прямого предписания или разрешения (указания на возможность) использовать факсимильную подпись.

  • грамотах, почетных листах и других поощрительных бумагах;
  • страховых (медицинских) полисах;
  • патентах и свидетельствах Федеральной службы по интеллектуальной собственности (приказы Роспатента № 60 от 03.09.1993, № 56 от 31.05.2007);
  • наградных и служебных удостоверениях;
  • приглашениях, извещениях, уведомлениях;
  • благодарственных и поздравительных письмах;
  • подтверждениях итогов единого государственного экзамена (согласно инструкции ФС по контролю в сфере образования и науки (07.04.2006));
  • договорах и дополнениях к ним.

Факсимильное воспроизведение подписи осуществляется с помощью специального клише. Оно представляет собой печать или штамп, на котором вырезана оригинальная подпись должностного лица, ответственного за визирование документов в компании. Чаще всего таким лицом является руководитель организации.

Как правило, поскольку факсимильную подпись без ведома руководителя может проставлять третье лицо, она ставится на документах, которые не содержат положения о существенной материальной или иной ответственности. Поэтому во многих организациях факсимильная подпись проставляется на копиях отправляемых документов, приглашениях, поздравительных письмах, а также на справочно-информационных документах: справках, выписках, извещениях и пр.

Однако в зависимости от специфики деятельности организации возможны случаи, когда необходимо расширить перечень документов, на которых допускается проставление факсимиле.

По общему правилу, установленному п. 1 ст. 161 ГК РФ, сделки юридических лиц между собой и с гражданами вне зависимости от суммы сделки должны совершаться в письменной форме. Письменная форма сделки обычно предполагает составление документа, выражающего ее содержание и подписываемого лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 160 ГК РФ). В данном случае речь идет об оригинальных собственноручных подписях на договорах.

В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ проставление факсимильной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Таким образом, чтобы иметь возможность подписывать факсимиле договоры по соглашению сторон, сначала нужно подписать собственноручно соглашение об использовании факсимиле.

Подобное соглашение об использовании факсимиле составляется в произвольной форме, в нем, например, указывается: «Стороны признают равную юридическую силу собственноручной подписи и факсимиле подписи (воспроизведенное механическим способом с использованием клише)». При наличии между сторонами договорных отношений — в виде приложения или дополнения к основному договору.

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли оспорить дисциплинарное взыскание после увольнения

На основании этого соглашения стороны вправе использовать факсимиле на счетах на оплату, заказ-нарядах, заявках, актах, отчетах и прочих документах и, кроме того, на дополнениях и изменениях к договору.

Согласно ст. 162 ГК РФ несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства. В случаях, прямо указанных в законе или в соглашении сторон, несоблюдение простой письменной формы сделки влечет ее недействительность.

Следовательно, если гражданско-правовой договор подписан с помощью факсимильной подписи, а соглашения о ее использовании стороны не заключили, письменная форма сделки не может считаться соблюденной. Отсюда невозможность ссылаться на него как на документ, свидетельствующий о заключении договора между сторонами.

В этих случаях нужно говорить либо о незаключенности договора (см., например, Постановление ФАС СКО от 08.09.2011 N А32-13609/2010), либо о его недействительности в связи с несоблюдением требований законодательства к форме договора (см., например, Постановление ФАС ВСО от 23.03.2010 N А58-4290/08).

Однако договор может быть признан действительным, если лицо, факсимиле которого было использовано, в дальнейшем одобрит подобную сделку или подтвердит факт невозможности проставления личной подписи, например из-за травмы руки (Постановление ФАС ВВО от 18.08.2011 N А43-18585/2010).

К сведению. В соответствии с п. 5 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 N 57 под прямым последующим одобрением сделки, в частности, могут пониматься полная или частичная оплата товаров, работ или услуг, их приемка для использования, признание претензии контрагента, уплата неустойки, процентов по основному долгу либо других сумм, реализация иных прав и обязанностей по данной сделке.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность является односторонней сделкой, а факсимиле может использоваться исключительно в отношении многосторонних сделок, о чем прямо сказано в ст. 160 ГК РФ.

На доверенности должна быть собственноручная подпись выдавшего ее лица либо руководителя организации, от имени которой она составлена (п. 5 ст. 185 ГК РФ).

Таким образом, доверенность не может быть выполнена с использованием факсимильного воспроизведения подписи. В противном случае налоговые органы вправе признать, что лицо, действовавшее по доверенности, не имело на это полномочий.

Регулирование трудовых (и иных непосредственно связанных с ними) отношений с помощью норм гражданского законодательства (напрямую или в порядке аналогии закона) противоречит ст. 5 ТК РФ, не предусмотрено ст. 2 ГК РФ и, следовательно, невозможно.

Поэтому при рассмотрении вопроса о применении факсимиле при подписании трудового договора п. 2 ст. 160 ГК РФ не применяется.

В то же время Трудовой кодекс не содержит прямого запрета на использование факсимильной подписи при заключении трудового договора. Полагаем, что в связи с этим специфический способ проставления подписи руководителя при помощи штампа или клише на трудовых договорах все-таки допустим. Если организация пропишет возможность оформления трудовых отношений при помощи факсимильной подписи руководителя, то приказы о приеме на работу, об увольнении, о направлении в командировку, подписанные с помощью факсимиле, не будут противоречить законодательству.

ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПОДПИСЫВАТЬ, А КАКИЕ НЕЛЬЗЯ

Соглашение об использовании факсимиле нужно заверить собственноручными подписями сторон. Ведь если соглашение будет подписано с использованием факсимиле, нельзя будет утверждать, что в нем выражена воля лица, чья подпись воспроизведена (что согласие действительно достигнуто). Если возникнет спор, связанный с выполнением условий договора, подписанного факсимиле, отсутствие такого соглашения станет причиной признания договора судом недействительным либо незаключенны м Постановления ФАС ЗСО от 27.01.2010 № А02-413/2009; ФАС УО от 06.10.2009 № Ф09-7622/09-С5; ФАС ДВО от 13.08.2009 № Ф03-3794/2009 .

Иными словами, подписывать факсимиле договор и иные документы, оформляемые при совершении сделок (счета, накладные, акты и т. д.), можно, только предварительно заключив соглашение о его использовании. Такое соглашение можно составить как для конкретного договора, так и для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом. Соглашение может предусматривать, что факсимиле будет использовать только одна из сторон.

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы.

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли взять день в счет отпуска

Первичные учетные документы являются основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете (ч. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете <1>).

Факсимиле: что это и где используется?

Подпунктом 7 п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете к обязательным реквизитам первичного учетного документа отнесены, в частности, подписи лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события. При этом установлено, что подписи этих лиц должны быть проставлены с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.

Каких-либо других требований к подписям, проставляемым на первичных документах, указанный Закон не предъявляет. Например, не разъясняется, должны ли данные подписи быть собственноручными или допускается применение факсимиле.

Отметим, что, в отличие от названного Закона, действовавшим до 1 января 2013 г. Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» было установлено требование о том, что в первичных учетных документах должны быть указаны личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (пп. «ж» п. 2 ст. 9 документа). Однако понятие личной подписи Закон не раскрывал.

Официальная позиция изложена в Письме Минфина России от 15.03.2010 N 03-02-08/13: использование факсимиле не допускается на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Чиновники и ранее говорили о том, что законодательство о бухгалтерском учете и законодательство о налогах и сборах не предусматривают использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов (Письмо Минфина России от 26.10.2005 N 03-01-10/8-404).

Судебная практика названную позицию контролирующих органов в целом поддерживает, указывая на неправомерность использования факсимиле в данных документах (Постановления Восьмого арбитражного апелляционного суда от 14.02.2013 N 08АП-11607/12, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 14.01.2013 N 04АП-5609/12).

При этом арбитры также отмечают, что соглашение о возможности факсимильного воспроизведения подписи, предусмотренное п. 2 ст. 160 ГК РФ, при оформлении первичных бухгалтерских документов не влечет каких-либо правовых последствий, поскольку порядок оформления подобных документов определяется Налоговым кодексом и Законом о бухгалтерском учете, тогда как согласно п. 3 ст.

На каких документах можно ставить факсимиле? В законе ответ на этот вопрос не найти, однако компания может разработать и утвердить собственное положение о факсимиле. Во внутренних актах можно зафиксировать случаи законного применения оттиска, виды факсимиле, порядок разрешения спорных вопросов.

Правила применения оттиска подписи нельзя назвать четкими и однозначными. Тем не менее можно определить, где ставить такую роспись, а в каких случаях ее использование недопустимо.Использование факсимиле на первичных документах и при заключении сделок возможно только в случаях, прямо предусмотренных законом или соглашением сторон. Таким образом подобный штамп можно ставить на соглашениях и любых иных документах, которые заключаются в рамках гражданского права.

Чтобы ни одна из сторон впоследствии не могла оспорить документ, необходимо в договоре предусмотреть пункт, содержащий разрешение на использование сторонами подписи-факсимиле.

Рассмотрим, каков порядок применения факсимиле для отдельных видов правоотношений, и может ли организация использовать факсимиле при оформлении своих первичных или кадровых документов, на счетах-фактурах, счетах на оплату, при выдаче доверенностей и составлении товарных накладных.

Факсимиле: что это и где используется?

Проставление факсимиле на бухгалтерских документах первичного учета является недопустимым. Положения ГК РФ не могут быть применены к административным, финансовым, налоговым отношениям, которые основаны на властном подчинении.

Если первичные или кассовые документы будут удостоверены факсимиле, а не живой подписью, у налоговой службы возникнут обоснованные претензии к налогоплательщику. Таким образом использование факсимиле по указанному направлению не допускается. Логичным будет предположить, что управления по налогам и сборам в других регионах будут придерживаться такой же точки зрения.

Обратите внимание!

Все первичные бумаги должны быть скреплены подписями ответственных лиц, поставленными ими собственноручно.

На доверенности

Можно ли ставить факсимиле на доверенность? Что касается проставления подписи такого типа на доверенностях, выдаваемых организацией, то запрет на это можно найти в Письме МНС РФ № 18-0-09/000042@. В нем прямо указано, что использование факсимиле на доверенностях не допускается, даже если выдается дубликат документа.

На счете на оплату

Казалось бы, счета на оплату работ или услуг выставляются организациям, физическим или юридическим лицам на основе договоров, а значит подпись-отпечаток при их оформлении использовать можно. Тем не менее закон запрещает применение факсимиле на счете на оплату. Счета на оплату следует подписывать только собственноручно, а если на таких документах будет стоять вместо подписи факсимиле, предприятию грозят существенные штрафы.

Предлагаем ознакомиться:  Можно потребовать компенсацию за перевод на работе

На счетах-фактурах

Аналогичный запрет применим и по отношению к счетам-фактурам, а также кассовым ордерам, путевым листам и другим документам, подписание которых может нести финансовые последствия для сторон сделки. Можно поставить факсимиле подписи на документах, которые носят вторичный характер и являются приложениями и дополнениями к договору или иному официальному бланку.Однако даже в этом случае нужно оговорить такое право в тексте договора или во внутрикорпоративном акте.

Если вы сомневаетесь в том, является ли документ финансовым, лучше используйте личную подпись ответственного лица. Это поможет избежать риска признания документа ничтожным.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году

Основным преимуществом использования факсимиле является ускорение процесса документооборота на предприятии. Большие объемы или частое отсутствие руководителя, или его заместителей на месте значительно осложняет работу при подписании документов в компании.

Заверенные печатью документы фирмы имеют юридическую силу, в отличие от штампа, который не присваивает такой силы бумагам. Согласно законодательным нормам печать может иметь только округлую форму, в отличие от штампа, который может быть изготовлен в треугольной или прямоугольной форме.

Налоговая декларация не должна быть подписана факсимиле

Судьи указывают, что налоговая декларация, заверенная факсимильной подписью руководителя организации, не соответствует требованиям налогового законодательства РФ (см., к примеру, Постановление ФАС СЗО от 02.11.2011 N А56-66090/2010). Согласно п. 3 ст. 80 НК РФ налоговая декларация представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) по установленной форме на бумажном носителе или по установленным форматам в электронном виде.

При этом в соответствии с абз. 2 п. 5 ст. 80 НК РФ налогоплательщик (его представитель) подписывает налоговую декларацию, подтверждая достоверность и полноту сведений, приведенных в ней. По мнению суда, истолкование данной нормы в том смысле, что она позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами. Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

На основании изложенного суды исходят из несоответствия налоговой декларации, в которой подпись руководителя общества проставлена посредством факсимиле, требованиям налогового законодательства и отсутствия обязанности у налогового органа принять ее и провести проверку. Такая декларация не подтверждает действительного заявления налогоплательщиком приведенных в ней сведений.

ФАС ВВО в Постановлении от 11.04.2008 N А11-2499/2007-К2-24/126 <2> отметил: из анализа налогового законодательства следует, что иного, кроме как собственноручного или с использованием электронно-цифровой подписи, способа оформления подписи в налоговой декларации не предусмотрено. Воспроизведение подписи посредством факсимиле предусмотрено лишь в гражданском законодательстве (ч. 2 ст. 160 ГК РФ), однако с учетом положений п. 7 ст. 80 НК РФ в данной ситуации норма гражданского законодательства не применяется.

К сведению. Согласно п. 7 ст. 80 НК РФ формы и порядок заполнения форм налоговых деклараций (расчетов), а также форматы и порядок представления налоговых деклараций (расчетов) и прилагаемых к ним документов в электронной форме утверждаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, по согласованию с Минфином.

Факсимиле и электронная подпись

В Определении ВАС РФ есть важная оговорка о том, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом. Это согласуется с требованиями гражданского законодательства. Иными словами, нужно понимать, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки. Лучше, если это будет включено в текст договора или дополнительного соглашения к договору.

Инструкция Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», допуская использование аналогов собственноручной подписи представителем клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, а также лицами, наделенными правом первой или второй подписи, не распространяет это правило на банковскую карточку.

Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 N 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи, как факсимиле. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.

Комментировать
0
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector